图书出版档案管理【步壳印刷】

出版档案的管理是出版社管理工作重要的组成部分。在大中型出版社,应设专人管理,并提供库房等必要的条件。出版档案管理主要包括:原稿(包括文字稿和图稿)管理、校样管理、版本样书(包括各印次、版次及重印时的校正本)的管理和电子文件(照排胶片及磁盘、彩色分色胶片等)的管理。

1.原稿的管理

当一种图书印制完成后,责任编辑应将该书的原稿(包括图稿)一并装袋交档案管理人员。档案管理人员应登记并清点原稿是否齐全,然后按一定的顺序编号存放。如果有人借用或退回作者,应由当事人签字。如果图稿是照相胶片,应单独存放

2.版本样书的管理

凡本社的出版物,都应存留样本并妥善保管。每种样本的存留数量不应少于两本。样本的存档应包括:一本书的各版次、印次以及不同的开本、不同的装订形式的样本。对于在重印或再版时由作者或责任编辑修改过的样书,更应妥善保管。样本的管理存放,可以一种书为单位进行编号(一般用该书的书号即可),不同的印次和版次的样本,应在该书总编号之下再设分编号。

重印书的校正本应十分注意保管,这是因为其中有作者或责任编辑的修正记录,它不但用作修改胶片的依据,而且对版本记录页也有相应的改动,这种样本在印制完后应交档案管理人员妥善保管,以备以后查用。

3.电子文件的管理

电子文件是出版社代替纸型、照排胶片后的一项重要资产。保管好电子文件在书籍重印时可免去排版费用,也可省去几次校对,使重印书的成本大幅度降低,有利于出版社的经济效益。保存电子文件会比保存照排胶片更节省保存的空间,查找起来也更方便,而且在需要重印的时候重新出片可以保证印刷的质量。

因此是目前出版社存档的主要方式。由于以前保存文件多采用磁盘保存,现在多采用光盘保存,要注意今后因计算机硬件发展而产生的旧的存储模式淘汰而使保存的电子文件无法读取的情况。例如以前常用的8英寸、5%英寸和3英寸的软盘都因为相应的驱动器被淘汰而产生读盘的问题保存电子文件可以包括作者提交的文字和图片的电子文件,编辑后的文件和排版后提交照排机出胶片的文件。由于排版软件的升级速度很快,因此有可能现在保存的排版文件到时候可能会出现不兼容的情况。而保存PDF格式的文件,虽然在今后重印时可以直接拿来出片印刷,但由于PDF格式的文件改版有困难,因此同时保存排版前的原文件会有一定好处。

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